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郑中夏:你容易忽视的<时间管理>
2016-01-20 14874
时间是公司最稀缺资源,但多数时间并没有得到高效合理利用。若想让你的员工达到最高工作效率,必须珍视他们时间,制定规章合理分配时间,并投入精力尽可能为公司创造最大价值。再多的钱,都买不到25小时的一天,也换不回因低效会议而浪费的1个小时。大多数公司管理资金的流程十分周密,形成鲜明对比的是,很少有公司能有效地管理时间。

几种时间管理方法:

1.制定清晰简明的议事日程

优秀管理者应具有能够区分“紧急”和“重要”的判断力。他们明白,团队中每位成员都需要达成共识,理解哪些活动对成功至关重要。我们建议,团队也应就时间分配的轻重缓急达成共识。员工不仅应该明确如何分配工作中可能出现的空闲时间,也应该明确哪些事情需要延迟处理,哪些根本就不需要做。

2.用零基预算法管理时间

最明智的公司不会在会议上投入任何额外时间,如果把现有会议总时间比做时间银行,那么每召开一次新会议时间,都应该临时从银行中“支取”会议时间。

以福特汽车公司为例。当艾伦·穆拉利(Alan Mulally)2006年成为福特CEO时,他发现这家公司多数高管花在开会上的时间太长。2006年年末,穆拉利要求其团队严格评估公司例会效率和效果,很快取消了所有不必要会议。过于冗长会议被大幅缩短,福特员工不得不尽最大可能利用每一分钟会议时间。

3.统一决策中的标准

以公司整体为基础建立决策机制,能够极大提高效率,并节约用于其他方面的时间。

澳大利亚最大独立油气公司伍德赛德(Woodside)就是例证。该公司多年来一直采用矩阵式结构经营,但决策权和问责制度模糊不清。因此,花在协调各职能和业务单元之间的时间急剧增多,成本随之增加。2012年,伍德赛德管理层制定一系列运营规则,清晰地说明业务单元、职能和企业中心各项职责、权利和问责制度。

这一系列变革带来深远影响。伍德赛德明确重大决策责任人,精简决策流程,从而节省大量时间。其中大部分时间用于改善执行和发现新增长机会。

4.公司上下制定用时规范

公司取消所有会议并不现实,因为促进合作和作出重大决定都需要开会研究。通过制定几条简单规定,许多公司就能大幅提高会议质量。

议程目标明确。 尽早结束,尤其是在会议无法得出明确结果的情况下。当公司内部会议效率下降,或与会者准备不充分时,乔布斯会马上“紧急叫停”。有人觉得这样做唐突无礼,但当会议不太可能得出理想结果时,该做法有效制止了时间和金钱浪费。

5.通过反馈管理公司“负担”

人们都知道,如果没有衡量标准,管理也就无从谈起。

很多高管已经开始审视他们花在不同方面和不同问题上的时间。希捷、波音等公司正在尝试给予高管反馈,衡量他们在会议、电子邮件、即时消息等方面给公司造成的“负担”。这些对比信息,加上来自上级的指导,鼓励他们改善自己言行。

时间是公司最稀缺资源,但多数时间并没有得到高效合理利用。若想让你的员工达到最高工作效率,必须珍视他们时间,制定规章合理分配时间,并投入精力尽可能为公司创造最大价值。

 

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